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                    檔案管理軟件解決方案(一)
                    • 發布時間:2011-08-22
                    • 來源:遠見信息
                    • 點擊:4984

                    一、概述

                    檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。同時,在當前社會信息化浪潮中,還在產生大量的各種形式的的信息記錄,包括電子文件或非電子文件。相關行業、部門的電子化進展,如數字化圖書館,國際性的科技情報數據信息庫,各單位的信息中心促使檔案管理工作電子化、信息化,謀求創新與發展。
                    隨著計算機技術的迅速發展和廣泛應用,電子文件和電子檔案在國內外都已普遍存在,檔案資料的數字化、光盤存儲、計算機管理和網上檢索查詢利用是檔案管理發展的必然趨勢。

                    二、需求分析

                    檔案管理系統必須符合國家檔案管理標準規范,適用于政府機關,企事業單位的檔案管理系統。檔案管理系統的開發堅持通用化、系列化、組合化、用戶化的方針,提供完整的解決方案和完善的售后服務,協助用戶建立完備的檔案管理體系。檔案管理系統中集成了主題詞自動標引、大幅面掃描圖象的壓縮與動態解壓、多媒體檔案存儲、與協同辦公系統無縫連接等技術。

                    三、解決方案

                    1.檔案門類齊全
                    系統遵循國家檔案分類原則,已按各類檔案的特點建立了文書檔案、科研檔案、產品檔案、設備儀器、基建檔案、會計檔案、聲像檔案等十幾種檔案庫。同時綜合檔案管理系統為用戶建立了分類表,用戶可用分類表所提供的增加同級類目、增加下級類目、編輯當前級類目及刪除當前級類目等功能,建立和維護檔案分類表。分類表結構可達四級。

                    2.符合檔案管理流程
                    檔案管理系統吸收了現代辦公流程的特點,將文件、科技材料、資料處理過程的中間環節、相關信息及處理結果管理起來,確保檔案、文件材料收集/積累的完整,利于檔案的整理、編研工作的開展,便于日后檔案的查詢利用。支持現行資料的跟蹤、控制、圖紙復制、分發的流程管理,支持網上資料的分發。

                    3.檔案全文管理
                    綜合檔案管理系統不僅僅局限于管理文件檔案的目錄、摘要,而且將檔案的全文信息納入到檔案管理之中。提供從信息檢索、目錄查詢、摘要信息、到由目錄、摘要信息直接瀏覽檔案正本(全文)的檔案管理方式。

                    4.多種組卷方式
                    各行業、各地區及不同專業的科技文件,文書文件形成過程都有它自身的規律,組卷形式也必然存在一定的區別。綜合檔案管理系統靈活的組卷方式成功的處理了這一問題。它包括按一定條件進行的條件組卷;個別無規律文件的手工組卷;一份或幾份文件、多種檔案、多個案卷的多重組卷。

                    5.用戶化報表
                    除支持符合國家標準所規定的國標目錄(檔案登記帳、總目錄、分類目錄、案卷目錄、卷內目錄、著錄卡片、面簽、脊背簽)等,還提供用戶自定義的自由目錄打印。用戶可自行定義表格、自選數據,并可設置欄目中文字字體、字型、字號、加下劃線;設置欄目中文字居中、左對齊、右對齊。

                    6.良好的數據接口
                    數據備份、數據恢復、數據刪除三個模塊可以保證系統數據的安全。數據導入功能為用戶提供高效、快速地建立本系統數據的手段。用戶可以將原有數據一次轉入到本系統之中。數據輸出功能為用戶提供從本系統將數據轉換輸出成其它格式的文件手段,如:文本文件(TXT)、WORD文件、LOTUS1-2-3文件(WKE)、EXCEL文件(XLS)、超文本文件(HTML)、DBASE/FOXPRO文件(DBF)。

                    7.系統自定義
                    用戶可根據本單位檔案管理實情增加、修改、刪除檔案庫;修改檔案庫的結構,即修改案卷庫或文件庫結構中字段的名稱、長度、類型等內容;對案卷庫或文件庫結構庫中每個有規律、內容固定的字段設置代碼;為使同一類檔案案卷的題名錄入更加規范、便捷,用戶可以通過題名維護功能事先按照一定順序關系將題名錄入,這樣在錄入同一組檔案文件的文件級數據時只需輸入卷內序號,題名將自動出現在對應的輸入文本框內。

                    8.靈活的用戶管理和權限設置
                      綜合檔案管理系統提供詳細的用戶權限設置,用戶的權限可以復制,方便建立具有相同或相似用戶的權限。權限的設置方式有兩種,可以按照庫分配角色,也可以按角色分配庫。角色類型系統主要提供的有"檔案管理員"、"數據管理員"、"數據著錄員"、"數據修改員"、"利用管理員"、"鑒定銷毀員"、"數據瀏覽員"等,用戶可以根據自身需要自定義用戶角色權限。

                    9.安全的數據備份
                      對檔案的管理,數據的安全非常重要,但是為了避免在使用過程中的意外,建議用戶在使用任何系統時都需要經常備份數據;綜合檔案管理系統提供了多種數據備份的方式,可以對某一個檔案庫的數據單獨備份(單庫備份),也可以對整個數據庫一起備份(整庫備份);同時我們還可以在綜合檔案管理系統設置數據庫的自動備份,確保數據的安全。


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